Neu im Amt – und gleich mitten im Excel-Chaos 

Wie eine Geschäftsführerin aus Altlasten ein digitales System machte

Vor einigen Monaten hatten wir einen Online-Termin mit einer neuen Geschäftsführerin. Sie war erst seit Kurzem im Amt und trat die Nachfolge in einem traditionsreichen Verband an. Ihre erste Aufgabe: sich einen Überblick verschaffen.

Schon beim ersten Gespräch wurde deutlich, wie groß die Herausforderung war.
„Ich habe hier ein ziemliches Erbe angetreten“, sagte sie.

Was sie damit meinte?

• Mehrere Excel-Dateien, die parallel geführt wurden, mit widersprüchlichen Daten
• Eine alte Access-Datenbank, die kaum noch jemand bedienen konnte
• Papierakten in meterlangen Regalen, teilweise unlesbar oder veraltet
• Ansprechpartner, die längst in Rente oder sogar verstorben waren

Sie musste erst einmal herausfinden, wer überhaupt noch aktiv war. Viele Mitgliedsdaten waren doppelt, lückenhaft oder schlichtweg falsch. Klar war: Wer so startet, braucht einen langen Atem.

Was uns beeindruckte: Die neue Geschäftsführerin hat die Situation nicht schön geredet, sondern angenommen und direkt gehandelt.

Mit unserer Software hat sie begonnen, alle relevanten Daten aus Papierakten, Excel-Listen und alten Adressbeständen zusammenzutragen. In einem digitalen System konnte sie alles bereinigen, anreichern und strukturieren.

Heute weiß sie genau:

• Wer ist aktuell Mitglied?
• Wer ist Ansprechpartner für welches Thema?
• Welche Beiträge sind offen?
• Welche Gremien haben wann getagt?

Sie hat geschafft, was viele vor ihr gescheut haben: eine klare Linie in alle Verbandsprozesse zu bringen.

Was andere Verbände daraus mitnehmen können:

• Selbst wenn die Altlasten riesig sind: Der Einstieg in digitale Prozesse ist möglich
• Der Umstieg beginnt nicht mit einem perfekten Plan, sondern mit einem klaren Entschluss
• Struktur und Überblick sind nicht die Folge von „mehr Arbeit“, sondern von den richtigen Tools

Möchten auch Sie raus aus der Zettelwirtschaft?

Dann zeigen wir Ihnen gern, wie ein moderner Start aussehen kann – auch mit schwierigen Altdaten.

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