MITGLIEDSBEITRÄGE EINFACH UND ÜBERSICHTLICH

Mitgliedsbeiträge bzw. Mitgliedsabrechnungen sind von normalen Fakturierungen zu unterscheiden und benötigen einen speziellen Umgang in der Erstellung und Verarbeitung. Neben einfachen, „pauschalen“ Abrechnungen bringen Mitgliedsbeiträge im Verband auch „komplexe“ Rechnungsmodalitäten mit sich, wofür Mitarbeiterzahlen, Lohnsummen, Gehaltssummen und weitere Mitgliedsdaten gepflegt werden, um daraus korrekte Mitgliedsbeiträge bzw. notwendige Ober- und Untergrenzen der Beiträge zu ermitteln.

Damit geht auch die Frage einher, wie die Mitgliedsbeiträge in einem einfachen und übersichtlichen System, mit Blick auf den digitalen Wandel in Verbänden, in die Mitgliedsverwaltung integriert werden können.

BESONDERHEITEN DER MITGLIEDSVERWALTUNG

Die Mitgliedsverwaltung im Verband durchläuft mehrere Stadien und bringt von der Mitgliederwerbung bis hin zur Mitgliedschaft eine große und wichtige Menge an Daten mit sich. Daten, die langfristig für die Bestimmung und Steuerung der Mitgliedsbeiträge relevant sein können.

Mit dem Eintritt eines Mitglieds beginnt die Datensammlung wie des Eintrittsdatums, der Vergabe einer Mitgliedsnummer und der entsprechenden Zuordnung zum verantwortlichen Verband, sofern Sie mehrere Interessensgruppen repräsentieren.

VORTEILE DER DIGITALEN MITGLIEDSABRECHNUNG IM VERBANDSWESEN

Die Verwaltung der Mitgliedsbeiträge, Rechnungen, Lastschriften etc. erfordert eine saubere und transparente Vorgehensweise. Bei all den vorliegenden Datenmengen und Terminierungen bietet sich ein Softwaresystem an, um die Erstellung und Pflege sämtlicher Abrechnungen über eine Excel-Tabelle hinaus in einem vollumfänglichen Programm zu steuern.

Eine in den Verbandsalltag integrierte Software setzt dabei keine profunden technischen Kenntnisse voraus. Die Nutzung sollte sich in solch einem Fall durch die Anwendungsdokumentationen und gegebenenfalls eine Schulung erschließen.

Das System bietet dem Verband dabei die permanente Einsicht und selbstständige Kontrolle über alle Mitgliedsabrechnungen. Hierbei muss es möglich sein, alle Beitragsregelungen festzuhalten und bei Kalkulationen sämtliche Faktoren mit einzubeziehen wie beispielsweise:

• Das Ein- und Austrittsdatum des Mitglieds
• Die Anzahl der Mitglieder
• Individuelle Abrechnungsempfänger (kann für ein einzelnes Mitglied die Unternehmenszentrale, aber auch eine Innung oder sonstige übergeordnete Organisation sein)
• Fakturierung von mehreren Mitgliedsbeiträgen eines einzelnen Mitglieds, abhängig von der Verbands-, Innungs- oder sonstigen Zugehörigkeit
• Lohn- und Gehaltssummen bzw. sonstige, verbandsindividuelle Parameter
• Den MwSt.-Satz
• etc.

Zudem können Rechnungen je nach Mitgliedswunsch sowohl digital per Email mit angehängter PDF-Rechnung als auch klassisch auf Papier abgewickelt werden. Die Voreinstellungen im System zu den einzelnen Mitgliedern und deren bevorzugten Kontaktoptionen ermöglichen eine konkrete Selektierung im Workflow, wodurch entweder E-Mail- oder Druckversand automatisch festgelegt ist.

Fristen und Unterlagen werden digital verfolgt und können zur Wiedervorlage genutzt werden. Die Zusammenarbeit ist über eine Software einfach und schnell geregelt und ermöglicht allen berechtigten Nutzern im Verband Abrechnungen anzulegen, zu bearbeiten und zu versenden. Ein klar strukturierter Workflow bietet die Fortsetzung und Nachverfolgung der Abrechnungen. Dies wird im Workflow durch eine fließende Arbeitsabfolge sowie durch die explizite Nachfrage zu Freigaben und Genehmigungen ermöglicht.

Das ist hilfreich, um Fehler vorzubeugen und sie zu erkennen oder um offene, zu bearbeitende bzw. abgeschlossene Abrechnungen entsprechend wiederaufzunehmen. Der Anwender erhält dadurch die Sicherheit, korrekt vorzugehen. Dies ist wichtig, da Abrechnungen im Regelfall einmal pro Jahr erfolgen und somit eine routinierte Benutzung der Software hier nicht vorausgesetzt werden kann.

Über diesen Weg ist es auch möglich, das Mitglied einzubinden, um z. B. die Pflege der individuellen Abrechnungsparameter direkt durch das Mitglied in Ihrer Abrechnung durchführen zu lassen. Sie steuern dann nur noch die Freigabe und können diese direkt abrechnen.

SICHERE MITGLIEDSABRECHNUNGEN

Datenbanken bieten für Mitgliedsabrechnungen ein hohes Maß an Sicherheit und fast immer die Möglichkeit, Dokumente vollautomatisch zu verschlüsseln. Vertrauliche Informationen innerhalb der Mitgliedsabrechnung können durch individuelle Berechtigungen auf Dokumente gesichert werden. Zusätzlich bietet solch eine Datenbank innerhalb der Mitgliedsabrechnung umfangreiche Analyse- und Recherchefunktionen für die Nutzer.

Download Fachartikel Verbände Report Sonderausgabe 04/2022 (pdf)